MANUAL

RECOMENDACIONES PARA EL USO CORRECTO DEL SISTEMA DE VENTAS Y FACTURACIÓN SIVAK

Cuando Ud. use el sistema SIVAK debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones con el fin de mantener consistencia en la información y así mismo no complicar su uso a largo plazo.

1. PROCURE TRABAJAR EN UN SÓLO LOCAL A LA VEZ.
Es recomendable trabajar en una oficina o almacén independientemente por equipo (PC-Terminal). Aunque el sistema ya restringe usos inadecuados, puede darse el caso de que haya listado productos en una venta o registro de productos y posteriormente se borren estos, generando una pérdida de tiempo.

Si de todas formas le es necesario trabajar en más de un punto de venta o almacén al mismo tiempo sobre un mismo equipo, es recomendable que cree dos o más usuarios distintos para cada caso y de esa manera si podrá realizar las operaciones sin ningún problema. Adicionalmente, también puede consultar este caso con el administrador del sistema.

2. CONSIDERE ADECUADAMENTE LA OPCIÓN “ENVÍAR PRODUCTOS DE ESTE REGISTRO DIRECTAMENTE A STOCK” EN EL CASO DE LA COMPRA/INGRESO DE PRODUCTOS.
Si Ud. está registrando productos que se encuentra en stock listo para la venta y no es necesario dejarlos en almacén, procure registrar dichos productos en el almacén seleccionado pero con la opción “Enviar productos de este registro directamente a stock” habilitado y habiendo seleccionado el punto de venta donde quiere enviar dichos productos (Esto con el objetivo de que tenga listo los productos para su venta; en caso contrario los productos serán registrados sólo en almacén y no se encontrarán disponibles para realizar las ventas hasta que se envíen dichos productos a sus respectivos puntos de ventas).

3. TÓMESE EL TIEMPO DE LEER LOS MENSAJES QUE EMITA EL SISTEMA.
Cuando Ud. realiza cualquier operación en SIVAK, le lanzará mensajes de alerta que le indicará si todo salió bien, si existe alguna advertencia o si surgió algún error en el proceso.

MENSAJES DE COLOR AZUL.
Cuando el sistema emite mensajes de color azul, indica que todo se procesó en ese instante de forma correcta, siendo este el caso no hay nada de qué preocuparse y es opcional leer el mensaje que se lance.

MENSAJES DE COLOR AMARILLO.
Cuando el sistema muestra algún texto o lanza algún mensaje con un fondo amarillo notorio, es necesario que lea el mensaje, ya que ahí se le está especificando alguna advertencia de como llevar o cómo se llevó correctamente alguna operación, así mismo puede darle algunas sugerencias que debe considerar para seguir con el proceso.

MENSAJES DE COLOR ROJO
Este tipo de mensajes es necesario leer ya que especifica que surgió algún error al momento de realizar la operación solicitada. Puede ser casos como datos incorrectos en la información solicitada en los formularios del sistema.

Por otra parte, si por algún motivo le surge un mensaje igual o similar al siguiente “Ocurrió un error inesperado. Por favor contacto con el administrador del sistema”, es necesario y muy importante contactar con el administrador del sistema para reportar el error y procure recordar en qué circunstancia se lanzó dicho error.

Finalmente para errores que son demasiado notorios y que saltan de una manera que desaparece el diseño base del sistema; también debe recurrir rápidamente al administrador del sistema para dar solución a aquello.

4. SOBRE LA ANULACIÓN DE VENTAS.
Si Ud. anula una venta, tenga en cuenta que el stock de productos se restaura a como se encontraba antes de realizar dicha venta y en caso de productos o servicios no registrados simplemente descuenta el dinero de caja. Es recomendable pero no obligatorio que se anulen ventas sólo en el día que se realizó dicha venta, de otro modo la caja donde afecta la devolución de los productos ya pasan a ser de otro usuario o de otro día generado en caja.

5. SOBRE LA ANULACIÓN DE COMPRA/INGRESO DE PRODUCTOS.
Si desea anular una compra realizada o ingreso de productos, debe tener en cuenta que de donde debe devolverse los productos es de almacén, en caso que los productos ya se hayan enviado a stock y no exista la cantidad suficiente en almacén, no se podrá realizar la anulación. Por otro lado también es importante que considere que si edita algún producto luego de su registro, es posible que el sistema no encuentre dicho producto para su restauración por lo que deberá verificar la lista de compra y la disponibilidad del producto en caso suceda eso.

6. SOBRE EL INCREMENTO DE SALDO INICIAL EN CAJA
En caso que Ud. esté realizando compras de productos y por algún motivo le sale el mensaje de que el dinero en caja no es suficiente, puede abrir otra pestaña e ir a caja donde encontrará la opción de seleccionar el usuario e incrementar el saldo inicial y así podrá retomar su compra y procederá con toda normalidad. Esto se hace con la intención de manejar tanto los ingresos como egresos monetarios en el sistema y así tenga sus reportes mucho más detallado para el crecimiento de la empresa.

7. SOBRE EL CIERRE DE CAJA
Tenga mucho cuidado con el cierre de caja, ya que al darse este caso no se podrá hacer ninguna operación monetaria con el usuario al que se le cerró caja en ese día, pero también es recomendable cerrar caja al final del día cuando ya no se harán ventas y hacer el respectivo conteo físico de dinero que disponga el cual debe cuadrar con los ingresos generados en el día por parte del sistema.
Es importante considerar las recomendaciones anteriormente mencionados. Para casos no tratados en los ítems anteriores Ud. puede contactar directamente con el administrador del sistema.

DATOS DE CONTACTO CON LOS ADMINISTRADORES DEL SISTEMA
1. Nombre: Kevin Arnold Arias Figueroa
Correo: KAAF030191@gmail.com
Celular: +51950739638

2. Nombre: Percy Iván Miranda Moreano
Correo: percyimm@gmail.com
Celular: +51983725169